احترف الأكسس

يعتبر برنامج مايكروسوفت أكسس relational database أي قواعد بيانات تعتمد على العلاقات بين البيانات ويستخدم لإدارة المعلومات لأغراض متعددة. وتعرف قاعدة البانات على انها مجموعة من النعلومات المنظمة بطريقة ما لكي يسهل البحث وعرض المعلومة بالإضافة الى معرفة بعض الحقائق عن هذه البيانات بطريقة سهلة وميسرة.
يمكن استخدام مايكروسوفت أكسس لإدارة المعلومات الشخصية أو في الأعمال الصغيرة كما يمكن استخدامها في صفحات الإنترنت لحفظ معلومات المستخدمين.

قواعد البيانات ذات العلاقات

يتكون هذا النوع من قاعدة البيانات من أجزاء مرتبطة ومتداخلة مع بعضها البعض. ويمكن ترتيب هذه الأجزاء بحيث تقوم بعضها بإعطاء معلومات الى البعض الآخر. في أحد الأجزاء يتم تغطية نوع من البيانات مثل معلومات الطالب الشخصية ، وفي جزء أخر يتم تغطية المواد التي يأخذها هذا الطالب.
عندما تنشئ قاعدة بيانات في مايكروسوفت أكسس فإنك تنشئ ملف جديد يحتوي على عدة أجزاء وتسمى جداول (Tables) ، استعلامات (Queries) ، نماذج (Forms) ، وتقارير(Reports) .


الجداول هي العنصر الأساسي في قواعد البيانات لأنه يتم حفظ جميع البيانات بداخلها. وطبيعة عمل قاعدة البيانات يعتمد على طريقة تصميم الجداول. والتخطيط السليم لقاعدة البيانات يتطلب وجود عدة جداول في قاعدة البيانات ، لكل جدول هدف محدد. ومثال ذلك ، في قاعدة البيانات الخاصة بمكتبة فإنك تحفظ معلومات العميل الشخصية في جدول وفي جدول أخر يتم حفظ معلومات الإستعارة والتجديد وغير ذلك وجدول ثالث لحفظ معلومات الكتب.


قد تكون البيانات المحفوظة في الجداول كبيرة جدا ، ولتنظيم بياناتك فإنك قد تحتاج الى استعراض معلومات من تلك الجداول لها مواصفات معينة. والحل لهذه المشكلة هو استخدام الإستعلامات والتي تظهر لك جزء من معلومات الجداول حسب الشروط التي تضعها في الإستعلام وهذا يمكنك من سهولة البحث. مثال ذلك يمكنك استعراض السجلات للأشخاص المتزوجين فقط.


كما ذكرنا فإن الجداول تستخدم لحفظ البيانات لكن قد لا تكون هذه الجداول مناسبة لإدخال البيانات الى الجدول لذلك فإن النماذج تستخدم لإدخال البيانات الى الجداول أو الحذف والتعديل في الجداول. وبشكل عام فإن النموذج يمكنك من استعراض السجلات واحد تلو الآخر ويساعدك على تنظيم طريقة الإدخال الى الجداول.


التقارير عبارة عن صفحات منظمة لبياناتك جاهزة للطباعة. التقرير قد يحتوي على عدة أجزاء من قاعدة البيانات ومثال ذلك بيانات من الجداول والإستعلامات أو القيام بعمليات حسابية على بياناتك مثل أكبر قيمة وأصغر قيمة والمتوسط وغير ذلك.

هناك أيضا بعض الأجزاء الأخرى في مايكروسوفت أكسس والتي تعتبر متقدمة مثل:

وهذه خاصية جديدة في مايكروسوفت أكسس 2000 وهي تمكنك من نشر النماذج التي لديك على صفحات الإنترنت.


تمكنك هذه الماكروز من حفظ عمليات معينة وتنفيذها في التطبيق. ومثال ذلك قد تريد ان تفتح نموذج معين من نموذج أخر فيمكنك عمل ماكرو يقوم بفتح النموذج المطلوب وربط هذا الماكرو بأحد ازرار الأمر الموجودة على النموذج الأول. وبخلاف الوحدات النمطية (Modules) فإن الماكروز لا تحتاج الى كتابة كود.


الوحدات النمطية هي عبارة عن دوال (يكتب بها كود) تستخدم لأداء عمل معين في قاعدة بياناتك. يتم كتابتها بالفيجوال بيسك. الوحدات النمطية لها مرونة وقوة أفضل من الماكروز. ومثال ذلك هو عمل دالة تقوم بطباعة فاتورة في محل معين.

يوضح الشكل التالي الشاشة الرئيسية لمايكروسوفت أكسس 2000 بعد انشاء ملف قاعدة البيانات والتي تقوم بعرض جميع عناصر القاعدة على اليسار. عندما تقوم بالضغط على أحد العناصر الخمسة الموجودة على اليسار فسيظهر على اليمين جميع الكائنات المتعلقة بالعنصر على اليسار وتستطيع فتح أي من الكائنات بالضغط مرتين عليه.